Cómo usar bien sus @

El mail se ha convertido en una herramienta fundamental para enviar toda clase de mensajes. Pero si en el mundo de los negocios no son claros se pierde tiempo y aparecen los problemas.

Todo mensaje que sale de cualquiera de sus CPU llegará a un proveedor o cliente. Cuando definimos nuestra dirección de e-mail somos creativos, pero esa creatividad debe basarse en un criterio de clara identificación del emisor.
Vayamos a un caso real: un proveedor que tengo, que está exento en cuanto a retenciones y percepciones de IVA.
Y en cada renovación de su certificado, nos envía una copia de la resolución. El que la envía es un auxiliar del departamento de impuestos cuyo apellido es EMAIL. Sí, así como lo lee: la persona tiene como apellido EMAIL.
Luego en el primer envío de notificación, recibimos un e-mail dirigido a . En De: solo especificaba el nombre de pila seguido del apellido, que, como en este caso, es EMAIL (créalo por favor), lo borré sin abrirlo. El señor EMAIL lo volvió a enviar, lo abrí y vi la falta de criterio usado al definir que debe aparecer en la dirección de sus mensajes,
Ahí me di cuenta de la importancia de tener una dirección de mail clara y un asunto directo.
Otros casos enredados
Normalmente pagamos a nuestros  proveedores por sistema de homebanking. El banco envía confirmación de la transferencia, a la dirección de e-mail informada oportunamente. Normalmente es un nombre o apellido, y después de @ el nombre de la empresa o un servidor gratuito. Un día, me llaman reclamando el pago ya realizado y dicen “nunca recibieron notificación del banco”. Pero no era así: “Gabriela” la encargada de cobranzas se “había retirado” de la empresa. el responsable había cambiado y el e-mail no lo recibía nadie.
Solución: Cada empresa debería tener una cuenta con dominio propio o no, donde universalmente se reciban las notificaciones de pagos, independientemente de quién sea el responsable de comprobarlo. Una empresa no puede depender de una persona que se retira antes o que se va a pasear para recibir notificaciones tan importantes.
Otra más
Días atrás recibimos e-mail de un señor desconocido que se identificaba con nombre y apellido, y el asunto decía “enviado por correo electrónico: 74445.”, mensaje sospechoso de spam. Lo abrí y vi en copia al responsable de mantenimiento de una empresa cliente. El PDF adjunto era la orden de compra por repuestos que necesitaban con urgencia. ¿Alguien podía saberlo con un asunto que diga 74445? Algún adivino, tal vez.
Mi opinión:
  1. Con o sin dominio propio, la creación de direcciones de e-mail en una empresa, deberían ser supervisadas por alguien con criterio.
  2. Cree una dirección que permita que tenga vigencia siempre con independencia  de la permanencia de su personal en la empresa o en el mismo cargo.
  3. Enseñe a sus empleados a enviar mensajes personalizados. El “Undisclosed recipients”  no sirve.
  4. Solo con colocar en ASUNTO que es una “orden de compra” o “aviso de pago” de “su empresa” evitará que envíen su email a la papelera. Es decir: en el asunto diga claramente de qué se trata ese mail. No es tan difícil.
 
Por Eduardo César Iribas | eiribas@arnet.com.ar
Licenciado en Comercialización y Químico. Experto en Negociación

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