Para las personas muy ocupadas, con una agenda apretada cargada de compromisos, lograr ser productivos durante todo el día se ha convertido en un gran desafío.
En esta ocasión vamos a compartir algunas claves simples para hacer rendir al máximo cada una de las horas del día:
1. Organizar el tiempo
Es útil organizar el día con agendas y listas por categorías (“temas de trabajo”, “temas personales”, “temas de familia”. Incluso hasta las tareas domésticas como compras o trámites necesitarán estar en este sistema de listas. Abre un espacio cada día dentro de tu agenda, y dedícalo exclusivamente a ordenar tu jornada y la semana, el mes y el año. Registra los compromisos fijos e impostergables; y registra en lápiz o en la computadora aquellos que pueden ser móviles. Una vez que lo hayas hecho, táchalo -no lo borres-; necesitas “verlo” concretado para dar una señal fuerte y clara de entusiasmo a ti mismo, para animarte a duplicar la apuesta.
2. Tomar nota de todo
Anotar todas las cosas (pensamientos, ideas, compromisos, etc.) ayuda mucho, ya que si utilizamos nuestra memoria podemos olvidarnos asuntos verdaderamente importantes. Al tomar nota vamos a ir liberando espacio de nuestra memoria mental y tendremos más energía disponible para lo creativo, lo innovador y lo productivo.
3. Tomar pequeñas pausas
Se estima que aproximadamente necesitamos tomar entre 10 y 15 minutos cada dos horas de trabajo intenso para poder tener la energía en un mismo nivel durante todo el día, independientemente de si somos más productivos durante el día, por la tarde o por la noche. Frenar de vez en cuando la actividad también nos puede servir para repasar la actividad del resto del día.
4. Limpiá tu espacio de trabajo
Es esencial que vos y todos los de tu entorno de trabajo tomen al menos una hora cada mes para limpiar y ordenar el escritorio y lugares de uso común. Entrenate para ir archivando papeles a medida que las cosas ya puedan pasar a esa forma de registro. Literalmente, necesitás hacer lo mismo que en tu hogar, cuando decidís limpiar el placard: empezás por una sección (por ejemplo los cajones) y terminarás poco después repasando la lista de temas para el día siguiente… ¡en un escritorio totalmente despejado!. Todo lo que no has utilizado en los últimos tres meses ya puede enviarse al archivo. Utilizá folders o carpetas de distintos colores; etiquetas para escribir a mano e individualizar los contenidos del archivo; llevá un registro en la computadora –con un backup sobre servidores o en un mail externo de respaldo- para tener al día y muy bien ubicado cualquier documento que podrías necesitar más adelante. Incorpora algo de verde en tu lugar de labores. Las plantas son excelentes oxigenando los ambientes. Colocá un par de fotografías de tu vida personal que quieras que te sirvan como anclaje positivo en medio de la velocidad del trabajo: serán un punto de referencia cuando pienses que estás perdiendo el sentido y propósito, y te devolverán a la realidad de lo verdaderamente importante, además de hacer con excelencia nuestra labor.
5. Sólo reuniones efectivas
Más del 65% del tiempo que invierten las empresas del mundo en reuniones es ineficiente. Esto significa que pierden muchísimo dinero mientras piensan que están haciendo “cosas” que, en la mayoría de los casos, no llevan a ningún resultado concreto. Las reuniones por lo general no deberían durar más allá de los 30 a 60 minutos, incluyendo un receso para café o responder el celular.
A propósito: entrenate en hacer reuniones sin el celular presente; vos y tus compañeros pueden dejarlo fuera de la sala, e incluso a cargo momentáneamente de otra persona sólo por si hubiese un llamado de suma urgencia. Respeten los horarios de comienzo y finalización. Distribuyan tres días antes un sumario de temas que se abordarán: esto permitirá que todos vengan preparados con la información suficiente, y no tener que apelar a la memoria o demoras innecesarias en pedirlas. Tomen un registro claro de la reunión y que sea valioso como ayuda para programar los siguientes pasos: debe contener las conclusiones, tareas, responsables, día y hora en que todo eso estará concluido o encaminado. Establezcan reglas de juego respecto a situaciones especiales. No se interrumpan entre ustedes y colóquense en la posición de ganar = ganar para obtener el máximo beneficio.
6. Atravesá tus creencias limitantes
Si hay algún aspecto de tu perfil laboral que te produce dudas o cuestionamientos que en alguna forma pueden limitarte a ser más efectivo en el trabajo, trabajá sobre eso. Algunas personas consideran que ejercer una forma de control excesiva es natural para que los equipos “rindan”. Sin embargo, si ejercés ese rol –muchas veces en forma inconsciente- o lo padecés, lo mejor será que trabajes sobre eso. Si estás colaborando en un equipo, y hay algo que no te permite sacar el mayor provecho de la experiencia, justo allí tenés el siguiente escalón de aprendizaje en tu evolución.
El trabajo necesita constituirse en un espacio de crecimiento idealmente para todos. Y, cada uno desde su lugar, independientemente de los recursos y las condiciones de tu ocupación actual, tiene su importancia en esa rueda productiva para hacer que las cosas salgan adelante. Esta consciencia de construcción colectiva es lo que puede ayudarte incluso a atravesar situaciones difíciles, cuando parece que todo ha perdido sentido. Por lo cual desde aquí te alentamos a buscar lo mejor que hay en cada situación –incluso las más complicadas- y a desafiar tus creencias que, a veces de tan arraigadas que están, se convierten en paradigmas, que es ni más ni menos que tu forma de ver el mundo.
7. Aprende a delegar (y que te deleguen) en forma efectiva
Para concluir, es importante entrenarse en delegar en forma efectiva, y no sólo eficiente. Hay una gran diferencia: eficiencia es hacer lo que se espera de mí y allí termina la cosa. Eficacia es hacer lo que se espera de mí, poniendo mi 100% (que no es lo mismo que el 99%) y donde el resultado exitoso de mi labor me motiva e impulsa a seguir hacia adelante. Definitivamente, la eficacia es un rasgo mayor hacia la excelencia profesional.
En el proceso del delegar: indicá (o que te expresen) muy claramente el propósito de lo que debe hacerse; conseguí toda la información necesaria; establecé un plazo concreto; y, fundamental, un sistema de tracking para saber cómo va el avance unas cuantas veces antes de la fecha límite. De esta forma se podrán corregir situaciones que, tomadas a último momento, ya no tendrán como resolverse fácilmente. La organización del tiempo es algo interno, y no necesariamente responde al estilo de una empresa o equipo.
Claro que si las personas a las que reportás son muy desorganizadas quizás debas hacer un esfuerzo extra por lograrlo. Sin embargo, te aseguro que conozco centenares de casos en que personas con entusiasmo, visión, motivación intrínseca y autoliderazgo han logrado cambiar en muy poco tiempo esas conductas que parecían ancladas en el pasado. Y desde allí, han convertido su trabajo en algo placentero y de gran aprendizaje, y por supuesto, una fuente de ingresos.
Motivador y Master Coach Internacional especializado en CEO, alta gerencia y profesionales; conferencista internacional; autor de 21 libros y comunicador profesional.
